Si gestionas un estudio de tatuajes, un salón de belleza, un centro de estética o eres fotógrafo, es muy probable que uses software especializado: Booksy, Fresha, Vagaro, Acuity, Pixifi, HoneyBook, Timely... Herramientas muy buenas para lo que hacen: agenda, reservas online, recordatorios o gestión de clientes. Pero que, en muchos casos, no se diseñaron pensando en la normativa fiscal española.
La pregunta que muchos negocios se hacen es "¿cuándo va a adaptarse mi software a VeriFactu?". La respuesta honesta, en la mayoría de casos con softwares extranjeros es: probablemente nunca.
En este artículo te explicamos qué puedes hacer para adaptar tu negocio a la normativa antifraude.
En este artículo
Por qué la mayoría de estos software no se van a adaptar
Hemos revisado en varias de las plataformas más usadas en estos sectores si se han adaptado a VeriFactu, y esto es lo que hemos encontrado:
- Square sí ha incorporado VeriFactu de forma nativa: se activa desde el propio panel del negocio, con certificado electrónico.
- Ninguna otra plataforma de las habituales en estos sectores, Fresha, Booksy, Vagaro, Acuity Scheduling, Pixifi, HoneyBook, Timely, Planity, Treatwell, ofrece a día de hoy cumplimiento VeriFactu de serie, ni lo tiene anunciado para un futuro próximo. Tiene sentido porque son productos con mercado internacional, y VeriFactu es una exigencia de un solo país, por lo que no parece ser una prioridad de producto para ellas, y no hay indicios de que vaya a serlo pronto.
La siguiente pregunta lógica es si el usuario de estas plataformas tiene alguna forma de adaptarse y cumplir con la normativa contratando a un desarrollador que las conecte con una API de facturación. Lo que hemos averiguado en este caso:
- Totalmente cerradas, ni con desarrollador. Fresha no ofrece ninguna vía de integración para terceros: ni API, ni webhooks para comercios, solo un conector de solo lectura para herramientas de análisis. Booksy tiene una API cerrada a desarrolladores externos, que exige un acuerdo directo con la empresa. Planity y Treatwell solo son accesibles a través de agregadores de pago con acuerdo previo. En estos casos, ni pagando a un desarrollador hay una vía técnica realista.
- Técnicamente abiertas, pero exigen contratar a un desarrollador. Vagaro, Acuity Scheduling, Pixifi y HoneyBook sí tienen API o webhooks documentados. Aquí un desarrollador podría construir un puente hacia una herramienta de facturación, pero es un proyecto técnico con coste de desarrollo y mantenimiento, que rara vez compensa para un negocio de una o dos personas.
En ambos casos, el resultado práctico es el mismo: esperar a que el fabricante lo resuelva no es una opción real, y montar una integración por tu cuenta, cuando es posible, cuesta más de lo que parece para el volumen de facturación de un negocio pequeño.
La solución no es cambiar de software, es separar gestión y facturación
No hace falta migrar de Booksy, Fresha o Vagaro a un programa español para cumplir la normativa. Puedes seguir usando tu herramienta para lo que hace bien: agenda, recordatorios, portfolios, cobros con tarjeta, y emitir tus facturas en un sitio aparte que sí cumpla VeriFactu desde el primer día: InvoCash.
Es la misma lógica que ya aplicas en otras áreas del negocio: usas una herramienta para las citas y otra para la contabilidad. Aquí simplemente se traslada la facturación a una plataforma pensada específicamente para la normativa española, sin tocar el resto de tu operativa.
Cómo funciona en el día a día
- Terminas el servicio y cobras como siempre, desde tu software habitual (Booksy, Fresha, Square, Vagaro...).
- Entras a InvoCash y desde el módulo de TPV emites la factura simplificada (ticket) o con los datos del cliente en caso de de que la pida.
- InvoCash genera la factura conforme a normativa VeriFactu, con el QR de AEAT y la registra automáticamente.
- Imprimes el ticket o envías la factura a tu cliente directamente desde la plataforma.
Es un paso más en tu flujo de trabajo. Y para negocios con más volumen, existe una vía para automatizarlo por completo (lo explicamos más abajo).
Dónde se nota más este problema
- Estudios de tatuajes: software especializado como Porter, o herramientas de reserva genéricas, ninguna con intención declarada de adaptarse a VeriFactu.
- Peluquerías y salones de belleza: Booksy, Fresha, Vagaro, Timely, Planity, Treatwell.
- Fotógrafos: Pixifi, Studio Ninja, ShootQ, HoneyBook.
- Salones de uñas y estética: Square Appointments (con la excepción ya mencionada), Vagaro, Acuity Scheduling.
Si tu negocio está en alguno de estos sectores y usa cualquiera de estas herramientas, el problema no es tuyo ni de tu software: es que nunca se pensaron para la normativa española. Resolverlo no depende de esperar una actualización que puede no llegar nunca.
Sin embargo, continuar utilizándolo sin adaptarse a la Ley Antifraude hace que recaiga sobre el emisor toda la responsabilidad y también las posibles sanciones de no hacerlo.
Si más adelante quieres automatizarlo del todo
Para negocios con mucho volumen de facturación, introducir cada factura a mano puede no compensar. InvoCash también ofrece un plan con API y webhooks para conectar tu facturación directamente con tu sistema de reservas, cuando la plataforma lo permite (algunas, como Vagaro o Acuity Scheduling, sí tienen API abierta; otras, como Booksy o Fresha, no). Esa vía requiere a alguien con conocimientos técnicos que la configure, así que para la mayoría de negocios el plan manual es más que suficiente para empezar a cumplir desde ya.
Planes de InvoCash
- Starter (9,50 €/mes, facturación anual): facturación completa con VeriFactu y envío a FACE. Es suficiente para la mayoría de negocios de estos sectores. Sin complicaciones ni funcionalidades extra que no necesitan.
- Integra (16,55 €/mes, facturación anual): incluye API para quien quiera automatizar la facturación conectándola con su propio sistema ERP, CRM o gestor de citas.
Ambos planes incluyen 30 días de prueba gratuita, sin tarjeta de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que dejar de usar Booksy, Fresha o Square? No. Puedes seguir gestionando citas, clientes y cobros exactamente igual que ahora. Lo único que cambia es dónde emites la factura.
¿Cuánto tiempo lleva emitir cada factura a mano? Con los datos del cliente y el importe ya decididos, un minuto o dos por factura. Con el módulo TPV que permite seleccionar productos preconfigurados y una factura simplificada, menos de 1 minuto.
¿Puedo automatizarlo en el futuro? Sí, con el plan Integra y su API, siempre que tu software de reservas permita enviar datos hacia fuera (no todos lo permiten).
¿Y si mi software de reservas nunca añade VeriFactu? No pasa nada: tu facturación no depende de que lo haga. Pasa por InvoCash independientemente de lo que decida tu proveedor.
Si tu negocio de tatuajes, belleza o fotografía utiliza un software extranjero que no cumple VeriFactu, no hace falta que cambies de herramienta. Prueba InvoCash gratis durante 30 días, sin tarjeta, y empieza a facturar conforme a normativa desde hoy.
