Cambiar de sistema de facturación cuando llevas años usando el mismo software no es solo cuestión de exportar e importar. Tienes numeración correlativa que no puedes romper, retenciones pendientes de declarar y, sobre todo, la necesidad de seguir facturando mientras haces el cambio.
Con VeriFactu ya con fecha definitiva (obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos), muchas pymes se enfrentan ahora a esta migración desde software antiguo, desarrollos propios sin soporte o Excel. Este artículo explica cómo hacer el proceso de forma ordenada, sin duplicar información en Hacienda y sin parar la actividad.
En este artículo
- Qué se migra a Invocash (y qué se queda en el sistema antiguo)
- El problema de la numeración: Cómo empezar una serie nueva sin romper la ley
- Cómo preparar el cierre del sistema antiguo
- Migrar clientes y proveedores a Invocash: paso a paso
- Qué pasa con lo ya presentado en Hacienda
- Convivencia temporal: operar en dos sistemas a la vez (no recomendado, pero a veces inevitable)
- Retenciones: qué queda en el sistema antiguo y qué empieza en Invocash
- Verificación previa al arranque: checklist técnico
- Errores comunes en migraciones
- Después del cambio: cierre ordenado del sistema antiguo
Qué se migra a Invocash (y qué se queda en el sistema antiguo)
Lo que migra a Invocash es lo que necesitas para operar desde ya: clientes, proveedores y configuración. El histórico de facturas, en cambio, se queda en el sistema antiguo, como archivo consultable. No es una limitación técnica, la normativa antifraude y el reglamento de sistemas de facturación (VeriFactu) exigen que cada factura quede encadenada de forma íntegra dentro del sistema que la generó, así que no se puede reconstruir ese histórico dentro de Invocash como si fueran registros nativos.
Más abajo verás cómo afecta esto a la numeración y a la fecha de corte.
Se migra a Invocash:
- Clientes y proveedores activos (con CIF, datos fiscales y domicilios).
- Configuración de series de numeración nuevas.
- Tipos de IVA, formas de pago y otros parámetros habituales de facturación.
Se queda en el sistema antiguo, como archivo consultable:
- Facturas emitidas y recibidas de ejercicios anteriores.
- Presupuestos y albaranes ya convertidos en factura.
- Los PDF ya emitidos, que debes conservar aparte como respaldo.
El problema de la numeración: Cómo empezar una serie nueva sin romper la ley
La numeración de facturas debe ser correlativa por serie, pero el Reglamento de facturación permite tener varias series simultáneas siempre que estén bien identificadas (por ejemplo, por establecimiento, tipo de operación o cambio de sistema de facturación).
Un cambio de software es un motivo válido para abrir una serie nueva. Esto significa que no necesitas continuar la numeración exacta del sistema antiguo: puedes crear una serie distinta en Invocash y la antigua se queda cerrada, sin más movimiento, en tu programa anterior.
Solución práctica:
- Elige una fecha de corte (por ejemplo, final de mes o de trimestre).
- Hasta esa fecha, factura solo en el sistema antiguo y no toques más esa serie.
- Da de alta clientes y proveedores en Invocash antes de facturar.
- Define una serie nueva y claramente diferenciada (por ejemplo, pasar de FA-2025/xxx a INV-2025/001).
- A partir del día siguiente a la fecha de corte, factura únicamente en Invocash.
Cómo preparar el cierre del sistema antiguo
Aunque no vayas a importar las facturas antiguas, porque sería ir en contra de la propia normativa Antifraude, sí necesitas dejar tu sistema antiguo ordenado y accesible como archivo. Esto te evita sorpresas si Hacienda pide justificación de un ejercicio anterior.
Si tienes acceso a la base de datos:
- El software instalado on-premise suele usar Access, MySQL o SQL Server.
- Exporta un volcado completo (backup) antes de dar nada de baja.
- Extrae también un listado en CSV o Excel de facturas emitidas y recibidas, para utilizarlo como índice de consulta.
Si solo tienes interfaz:
- Genera y descarga un listado completo de facturas emitidas y recibidas.
- Descarga los PDF de cada factura, uno a uno o en lote si el sistema lo permite.
Si usas Excel:
- Guarda una copia con fecha de cierre en el nombre del archivo (por ejemplo, facturacion_2024_cierre.xlsx).
- Consérvala junto con los PDF, no como sustituto de ellos.
Migrar clientes y proveedores a Invocash: paso a paso
1. Prepara el archivo CSV de contactos
Asegúrate de que incluye, como mínimo: nombre o razón social, CIF/NIF, dirección fiscal y datos de contacto.
2. Limpia duplicados antes de importar
Revisa que no exista el mismo cliente con NIF escrito de dos formas distintas (con o sin guion, mayúsculas/minúsculas). Cada duplicado en el CSV se convierte en un cliente duplicado en Invocash.
3. Importa el listado
En Invocash: Ventas > Clientes > Importar desde CSV (y el mismo proceso para proveedores desde Compras > Proveedores).
4. Configura tu serie de numeración
Antes de emitir tu primera factura, crea la serie nueva y define en qué número empieza.
5. Emite una factura de prueba
Comprueba que el número, los datos fiscales del cliente y los tipos de IVA aplicados son correctos antes de empezar a facturar en serio.
Qué pasa con lo ya presentado en Hacienda
Las facturas del sistema antiguo ya están declaradas, o lo estarán, según el trimestre en curso, en tus modelos 303 (IVA) y 130/131 (IRPF), con los datos de ese sistema. Como no las importas a Invocash, no hay ningún riesgo de duplicarlas en una futura declaración.
Lo que sí debes tener claro, para el trimestre del cambio, es qué facturas se declaran con los datos del sistema antiguo (las anteriores a la fecha de corte) y cuáles con los de Invocash (las posteriores). Si trabajas con una gestoría, comunícaselo con antelación para que sepa de dónde sacar cada bloque de datos ese trimestre.
Convivencia temporal: operar en dos sistemas a la vez (no recomendado, pero a veces inevitable)
Idealmente el corte debe ser limpio: un día facturas en el antiguo, al siguiente en Invocash. Pero si tu empresa tiene varios usuarios o delegaciones, puede haber un período de convivencia con ambos sistemas.
Si no queda más remedio que hacerlo así:
- Deja claro qué serie corresponde a cada sistema (la antigua se queda cerrada en el programa anterior; la nueva nace en Invocash).
- Define qué tipo de operaciones va a cada sistema durante la transición, para que nadie facture por duplicado.
- Documenta con precisión la fecha de corte definitivo.
- No superes 1 mes de convivencia: cuanto más se alargue, más difícil es reconstruir qué se facturó dónde.
Retenciones: qué queda en el sistema antiguo y qué empieza en Invocash
Si eres autónomo o empresa que aplica retención de IRPF en facturas, las retenciones practicadas antes de la fecha de corte ya están, o estarán, en los modelos 111 y 190 calculados con los datos del sistema antiguo. Invocash calculará las retenciones de las facturas que emitas a partir de la fecha de corte, pero no las anteriores, porque esas facturas nunca entran en el sistema.Para el modelo 190 anual del ejercicio del cambio necesitarás combinar dos fuentes: el listado de perceptores del sistema antiguo (hasta la fecha de corte) y el de Invocash (desde la fecha de corte). Guarda ambos listados juntos para ese cierre anual.
Verificación previa al arranque: checklist técnico
Antes de dar por lista la migración, comprueba que:
- Todos los clientes y proveedores activos están dados de alta en Invocash, sin duplicados.
- La serie de numeración nueva está creada y claramente diferenciada de la antigua.
- Has emitido una factura de prueba y el número, los datos fiscales y el IVA son correctos.
- Tienes un backup completo del sistema antiguo, con fecha de cierre documentada.
- Has descargado todos los PDF de facturas emitidas del sistema antiguo.
- La fecha de corte está comunicada a todo el equipo (y a tu gestoría, si aplica).
- El sistema antiguo queda en modo solo lectura, no se factura más en él.
Errores comunes en migraciones
Intentar dar de alta facturas antiguas con fecha retroactiva en Invocash.
Esto rompe la cadena de integridad que exige VeriFactu y puede considerarse una alteración de registros, por eso el histórico se queda en el sistema donde se emitió.
No definir bien la serie nueva.
Si la nueva serie se parece demasiado a la antigua (mismo prefijo, numeración que se solapa), es fácil confundir facturas de un sistema con las del otro en una revisión.
Dar de baja el sistema antiguo demasiado pronto.
Necesitas conservar acceso, o al menos backup y PDF, durante todo el plazo legal de conservación, no solo unos meses.
No avisar a la gestoría del cambio a mitad de ejercicio.
Si presentan tus modelos trimestrales, necesitan saber qué facturas vienen de cada sistema para no mezclar datos ni dejarse ninguna fuera.
Confundir "consultar el histórico" con "tenerlo en Invocash".
El histórico sigue siendo tuyo y accesible, pero vive en el sistema antiguo (o en tu backup), no dentro de la herramienta nueva.
Después del cambio: cierre ordenado del sistema antiguo
Una vez completada la migración de clientes y emitida tu primera factura en Invocash:
- Confirma que tienes un backup completo del sistema antiguo (base de datos y archivos PDF).
- Revisa que están descargados todos los PDF de facturas emitidas. La obligación de conservación es de 4 años a efectos fiscales, pero el Código de Comercio exige 6 años para la documentación mercantil, así que consérvalos ese plazo más largo por seguridad.
- Marca el sistema antiguo como solo lectura. Pero no lo borres, puedes tener auditorías y necesitarás acceder a esos datos.
- Comunica a tu equipo la fecha de corte y el nuevo sistema.
Migrar de un sistema legacy a Invocash no requiere parar la actividad, aunque sí implica aceptar que el histórico de facturas se queda donde se generó, tal y como exige la normativa antifraude. Con una fecha de corte clara, una serie de numeración nueva y tus clientes bien migrados, puedes estar operativo en menos de una semana.
Si necesitas dar el paso, prueba Invocash gratis y comprueba cómo se configura la migración de tus clientes y tu numeración antes de comprometerte con el cambio definitivo.
