Gestionar los cobros de las facturas a clientes, en ocasiones, puede ser una pesadilla. Un error humano y una factura se queda sin cobrar, lo que pude traerte más de un quebradero de cabeza, falta de conciliación en las cuentas, problemas de caja, etc.
En este artículo te contamos cómo puedes generar remesas bancarias fácilmente desde nuestro software de facturación Invo.cash.
En este artículo
¿Qué es una remesa bancaria?
Empecemos por el principio, las remesas bancarias son archivos normalizados que envías a tu banco con órdenes de cobro (el recibo domiciliado de toda la vida). Y en lugar de registrar manualmente cada factura pendiente en la web de tu banco, existe la posibilidad de generar un fichero con todas las facturas a cobrar y subirlo de una vez a la entidad. Una vez recibido tu banco procesa ese archivo y ejecuta los adeudos domiciliados contra las cuentas de tus clientes.
Este sistema está pensado para adeudos SEPA, que permiten cobrar de forma automática a clientes que te han autorizado previamente. Es especialmente útil si trabajas con pagos recurrentes, servicios por suscripción o clientes habituales con mandato de domiciliación.
Qué necesitas antes de generar una remesa
Para que una remesa funcione necesitas tres cosas básicas:
- Mandato de domiciliación firmado por el cliente: Es la autorización que te da el cliente para domiciliar pagos en su cuenta. Puede ser en papel o digital. Cada mandato tiene un identificador único que debe aparecer en la remesa.
- IBAN del cliente: La cuenta bancaria donde se hará el cargo que debe estar asociada al mandato.
- Cuenta bancaria configurada con tu identificador de acreedor: Tu banco te asigna un código de acreedor SEPA (creditor ID) que identifica tu empresa. Este código debe estar configurado en el sistema desde el que generes la remesa.
Sin estos tres elementos, el banco rechazará la operación por defecto.
Formato del archivo: SEPA XML
Las remesas bancarias en España y la zona Euro siguen el estándar SEPA XML (norma ISO 20022). Es decir, todos los datos se envían al banco en un archivo XML estructurado que contiene:
- Datos del acreedor (tu empresa).
- Identificador de remesa único.
- Listado de operaciones individuales con importes, fechas, referencias y datos del deudor.
- Información del mandato asociado a cada operación.
Los bancos solo aceptan archivos con este formato. Si envías a tu banco un CSV o un Excel, el sistema lo rechazará automáticamente.
Cómo generar remesas desde Invocash
Nuestro software de facturación INVOCASH incluye un generador de remesas bancarias integrado con tu lista de facturas emitidas, que permite crear una remesa bancaria de las facturas pendientes de cobrar por domiciliación en apenas unos clics. El proceso es el siguiente:
- Configura tu cuenta bancaria y creditor ID en el apartado de ajustes de tu cuenta de INVOCASH.
- Registra los mandatos de tus clientes. Configura la forma de pago de cada cliente en su ficha. Esta información queda vinculada al cliente y se reutiliza en futuras facturas.
- Selecciona las facturas que quieres incluir en la remesa. Puedes filtrar por cliente, fecha de vencimiento o importe. Nuestro sistema solo te muestra las facturas que cumplen los requisitos para ser incluidas en una remesa y evita que haya duplicados o errores.
- Genera el archivo XML con las facturas seleccionadas. Después puedes descargar el archivo en tu equipo listo para subir al banco.
- Sube el archivo a tu banca online para que el banco lo valide y programe los cargos a tus clientes en las fechas indicadas.
Desde ese momento, las facturas quedan marcadas como remesadas en Invocash, para que no las incluyas por duplicado en otra orden.
Tipos de remesas: CORE y B2B
Existen dos modalidades de adeudo SEPA:
- SEPA CORE: Para cualquier tipo de cliente, incluyendo consumidores finales. El deudor tiene hasta 8 semanas para devolver el cargo sin justificación (13 meses si no autorizó el mandato).
- SEPA B2B: Solo es válida para operaciones entre empresas. Requiere que el banco del deudor valide el mandato antes de aceptar el primer cargo. Una vez ejecutado, el deudor no puede devolverlo sin causa justificada.
La mayoría de autónomos y pymes usan CORE por defecto ya que el modelo SEPA B2B requiere más trámites por ambas partes, sin embargo da mayor seguridad de cobro.
Cuando generas una remesa desde Invocash, seleccionas el tipo según el mandato registrado para cada cliente.
Plazos de ejecución
Una remesa no se cobra al instante. Los plazos más habituales son:
- CORE de primera vez: 5 días hábiles de preaviso desde la fecha de envío.
- CORE recurrente: 2 días hábiles.
- B2B: 1 día hábil
Estos son plazos mínimos legales, aunque tu banco puede aceptar envíos con menos margen, no está obligado a hacerlo.
Cuando generas la remesa, indicas la fecha de cargo deseada de cada cargo, para que los cobros no pillen por sorpresa a tus clientes o no se ajusten al acuerdo contractual que firmasteis.
Gestión de devoluciones
Los bancos del deudor pueden devolver un adeudo por varios motivos:
- Cuenta sin fondos.
- Mandato no reconocido.
- Cuenta cancelada.
- Rechazo del cliente (en CORE).
Cuando esto ocurre, tu banco te notifica y revierte el apunte. Desde Invocash puedes marcar la factura como impagada y decidir si:
- Reintentarlo en la siguiente remesa.
- Cambiar a otro método de cobro.
- Reclamar el impago.
Las devoluciones suelen incluir un código de motivo que te ayuda a entender qué ha fallado.
Ten en cuenta que estas devoluciones de los cargos no realizados, suelen conllevar un coste adicional por parte de la entidad bancaria al emisor del recibo. Es decir que si el banco no puede realizar el cobro del recibo al cliente, además de tener el impago, tendrás que asumir una comisión de gastos. Por lo que es importante mantener a tus clientes informados de cuándo se realizará el cargo para evitar problemas administrativos y gastos adicionales.
Errores comunes al generar remesas
Algunos de los errores más habituales a la hora de generar una remesa son:
- IBAN incorrecto: El sistema valida el formato pero no puede comprobar si la cuenta existe realmente hasta que el banco del deudor procesa el cargo.
- Mandato caducado o sin fecha de firma: Los bancos rechazan mandatos sin fecha o con más de 36 meses de inactividad en CORE. En B2B, el mandato debe estar registrado en el banco del deudor.
- Referencia duplicada: Cada remesa necesita un identificador único. Si reutilizas una referencia, el banco la rechaza.
- Fecha de cargo en festivo: Algunos bancos ajustan automáticamente al siguiente hábil, otros rechazan la remesa. Mejor elegir siempre días laborables.
Si quieres automatizar el cobro de tus facturas domiciliadas, puedes probar cómo funciona el generador de remesas en INVOCASH. Ahora tienes 30 días de prueba totalmente gratis.
