Si alguna vez has facturado a un ayuntamiento, una universidad pública o cualquier organismo de la Administración, seguramente te has topado con un requisito indispensable: la factura tiene que pasar por FACe.
En este artículo explicamos qué es exactamente, quién está obligado a usarla y por qué cualquier software de facturación serio tiene que incorporarla.
En este artículo
Qué es FACe
FACe es la plataforma del Gobierno de España que actúa como buzón único para las facturas electrónicas dirigidas a la Administración General del Estado, es decir a cualquier organismo público. Hoy en día es el canal de entrada más habitual para facturar al sector público en España.
FACe surge de la Ley 25/2013, del impulso de la factura electrónica y de la creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio enviar por esta vía las facturas dirigidas a la Administración. La plataforma no solo registra la factura: también permite hacer seguimiento de su estado (registrada, tramitada, contabilizada o rechazada), algo que antes exigía llamadas y correos para saber si un pago iba a llegar.
Cómo funciona y por qué no es una factura cualquiera
FACe no acepta un PDF ni una factura en el formato con el que habitualmente facturas a tus clientes. Solo admite facturas en formato Facturae, un estándar estructurado (XML) pensado para que las administraciones puedan procesar la información automáticamente.
Además, la factura debe ir firmada con un certificado electrónico válido y llevar los códigos DIR3, que identifican de forma unívoca el órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable a los que va dirigida. Sin estos códigos, o con el formato incorrecto, la factura es rechazada automáticamente.
Quién está obligado a usarla
La Ley 25/2013 solo incluye expresamente a las sociedades y otras personas jurídicas en la obligación legal de facturar electrónicamente a la Administración; los autónomos, en cambio, no aparecen en ese listado.
Sin embargo, eso no significa que un autónomo esté libre de utilizar FACe, ya que en la práctica, muchas administraciones (ayuntamientos, diputaciones, universidades) exigen a todos sus proveedores enviar la factura por esta vía, sea cual sea su forma jurídica, bien porque lo establecen en el pliego del contrato o bien porque su sistema de registro contable de facturas solo admite ese canal de entrada.
Existe una posible exención para facturas de importe reducido, la ley habla de hasta 5.000 €, pero cada administración decide si la aplica, y varía bastante de un organismo a otro. En la práctica, lo más seguro es asumir que si vas a facturar a la Administración, sea como autónomo o como sociedad, tendrás que hacerlo por FACe.
Por qué un software de facturación tiene que incorporarlo
Aquí es donde entra en juego la herramienta que uses para facturar. Generar una factura en tu formato habitual y luego introducirla a mano y firmarla con el certificado digital en el portal de FACe es un proceso lento y propenso a errores si no se está familiarizado con el proceso, y eso se traduce en una factura rechazada, lo que retrasa el cobro de forma indeterminada.
Un software de facturación que integra FACe genera directamente el registro Facturae con la estructura correcta, aplica la firma electrónica y envía la factura al punto de entrada adecuado sin que tengas que salir de la aplicación. Además, te devuelve el estado de la factura (aceptada, en trámite, pagada, rechazada) sin tener que entrar a consultarlo aparte. Para cualquier autónomo o pyme que trabaje con la Administración, esto es imprescindible.
Cómo lo resuelve Invocash
En Invocash hemos incorporado la conexión con FACe para que no tengas que hacer nada más que pulsar un botón. Desde la aplicación puedes generar la factura en formato Facturae, firmarla y enviarla directamente al organismo correspondiente usando su código DIR3, sin herramientas externas ni conversiones manuales. Y una vez enviada, puedes ver su estado de tramitación desde el mismo panel donde gestionas el resto de tu facturación, sin tener que entrar al portal de FACe para comprobarlo.
Si facturas o quieres empezar a facturar a la Administración Pública, tenerlo integrado en tu día a día de facturación es lo que marca la diferencia entre un trámite más y un dolor de cabeza recurrente.
